Việc lựa chọn văn phòng không đơn thuần là tìm một không gian làm việc, mà còn là bước đi chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu suất và hình ảnh doanh nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế, giúp bạn đưa ra quyết định đúng ngay từ đầu.
- Xác định rõ nhu cầu doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu tìm kiếm, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố cốt lõi như: loại hình văn phòng phù hợp, vị trí mong muốn và thời gian thuê.
1.1 Văn phòng chia sẻ, văn phòng riêng
Đây là lựa chọn phổ biến với startup, freelancer hoặc doanh nghiệp nhỏ.
- Chỗ ngồi cố định: Phù hợp với người làm việc lâu dài, cần sự ổn định.
- Chỗ ngồi linh hoạt: Thuê theo giờ/ngày, thích hợp với người thường xuyên di chuyển
- Văn phòng riêng: Không gian tách biệt cho đội nhóm từ 5–15 người.
Ưu điểm lớn của mô hình này là tiết kiệm chi phí, có sẵn tiện ích và dễ dàng sử dụng ngay.
1.2 Căn hộ chung cư, officetel
Officetel là mô hình kết hợp giữa văn phòng và căn hộ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ (4–10 nhân sự).
- Diện tích phổ biến: 30–50m
- Nội thất đầy đủ, tiện ích sẵn có
- Chi phí thấp hơn văn phòng truyền thống
Tuy nhiên, thời hạn sử dụng thường bị giới hạn và cần kiểm tra kỹ tính pháp lý trước khi thuê.
1.3 Nhà nguyên căn, building, cao ốc
Đây là lựa chọn dành cho doanh nghiệp cần không gian rộng và tính ổn định cao.
- Diện tích linh hoạt, dễ tùy chỉnh
- Phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa
- Có thể kết hợp làm việc và sinh hoạt
Nhược điểm là chi phí cao hơn và đôi khi thiếu sự chuyên nghiệp so với các tòa nhà văn phòng chuyên dụng.
- Cân nhắc chi phí thuê văn phòng
Kinh nghiệm thuê văn phòng tiếp theo mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đó là xem xét về giá cả thuê phòng để tránh chi phí phát sinh so với tiềm lực công ty. Bạn nên xem xét giá ở nhiều văn phòng khác nhau để biết đúng giá thuê trên thị trường, tránh tình trạng bị hớ giá. Ngoài ra, người thuê cũng cần phải kiểm tra các yếu tố như địa điểm, nội thất, văn phòng cũ hay mới,… để cân đối xem giá cả bên đơn vị cho thuê báo có đáng tiền thuê không.
- Lựa chọn vị trí phù hợp
Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng cực kỳ quan trọng nữa đó là bạn cần xác định được khu vực, vị trí muốn đặt văn phòng. Để tránh làm mất nhiều thời gian khi đi tìm địa điểm, bạn cần nắm được doanh nghiệp mình nên đặt ở đường nào, quận nào và mong muốn tiếp cận với các khu vực nào. Từ đó việc tìm kiếm văn phòng để thuê sẽ được rõ ràng hơn, chi tiết hơn, tránh lan man. Ngoài ra bạn cũng nên cân nhắc với các văn phòng tại khu vực cấm đỗ xe ô tô và thường kẹt xe.
- Chọn diện tích phù hợp mô hình doanh nghiệp
Với một nhân viên trung bình sẽ có diện tích tiêu chuẩn là 4m2/người. Nếu doanh nghiệp của bạn có 10 người thì diện tích cần thuê tối thiểu là 40m2. Bên cạnh đó, để tránh trường hợp số lượng nhân viên tăng lên, bạn cần dự trù thêm cho 3-5 năm. Khi quy mô công ty tăng, sẽ kéo theo chi phí của việc chuyển văn phòng sẽ tăng vì văn phòng cũ sẽ không còn đáp ứng đủ. Chính vì vậy, người thuê cần tính toán việc tăng – giảm nhân sự trong tương lai nếu có ý định thuê văn phòng lâu dài.
- Quan tâm đến tiện ích đi kèm
Ngoài những vấn đề trên, các tiện ích kèm theo cũng là kinh nghiệm thuê văn phòng mà doanh nghiệp nên quan tâm. Vì những tiện ích đó sẽ một phần quyết định không gian làm việc có thuận tiện cho nhân viên hay không? Nội thất có đủ tiện nghi phục vụ cho công việc và giờ nghỉ ngơi? Chỗ ăn uống và giải trí cho nhân viên như thế nào? Điều này bắt buộc doanh nghiệp cần khảo sát tổng quan khu vực văn phòng cho thuê, đây sẽ là điểm gắn kết giữa doanh nghiệp và người lao động
- Tìm hiểu chủ đầu tư và đơn vị cho thuê
Trước khi thuê văn phòng, người thuê nên tìm hiểu về chủ đầu tư cũng như văn phòng mình sẽ thuê. Tránh trường hợp gặp phải những khu vực sắp giải tỏa, có người đã đặt cọc trước đó hoặc chủ đầu tư thật sự là người khác,…người thuê nên tìm hiểu thật kỹ trước khi đặt bút ký.
- Các Lưu ý cần biết khi ký hợp đồng
Trong thời gian bạn thuê phòng sẽ có rất nhiều trường hợp khiến người thuê phải ngừng thuê phòng. Vì thế hãy chắc chắn bạn đã đọc kỹ hợp đồng và thoải mái với những chi phí hoặc mức phạt khi bạn phải hủy hợp đồng trước thời hạn. Trong hợp đồng cho thuê bạn phải xem kỹ diện tích, cơ sở vật chất,..phải khớp với số liệu và tình trạng thực tế.
Ngoài ra, những vấn đề liên quan đến nội dung hợp đồng, thủ tục ký, công chứng, giấy tờ pháp lý,.. cũng cần được chuẩn bị trước khi ký.
8. Một số các lưu ý cần biết khác về kinh nghiệm thuê văn phòng
Ngoài những kinh nghiệm thuê văn phòng nêu trên, còn một số những lưu ý khác mà bạn nên nắm rõ trước khi thuê phòng: Không vội vàng đặt cọc: Cần rà soát và xem xét hợp đồng trước khi tiến hành đặt cọc, tránh trường hợp vấn đề pháp lý chưa được đảm bảo.
Tìm được đơn vị hợp tác thiết kế thi công: nếu bạn thuê văn phòng tầng thì việc tìm đơn vị thi công thiết kế sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thi công và nhận được những lời tư vấn trong quá trình xây dựng văn phòng. Làm rõ vấn đề tỷ giá: Tiền thuê văn phòng đều được quy định là VNĐ để giao dịch.
Vì thế người thuê cần làm rõ tỷ giá để không ảnh hưởng đến giá thuê. Đánh giá toàn bộ mọi chi phí khi thuê: Phí dịch vụ, tiền điện nước, chi phí ngoài giờ,… là những khoản phát sinh mà doanh nghiệp cũng cần phải liệt kê rõ ràng để tránh phí phát sinh trong quá trình vận hành. kinh nghiệm thuê văn phòng.
